Soluzione · Servizi finanziari
Procedure regolamentate seguite alla lettera, scadenza dopo scadenza
I reclami hanno termini di legge. Il KYC ha regole sui documenti per ogni tipo di cliente. Le eccezioni di pagamento hanno limiti di stralcio. Le tue procedure stabiliscono tutto questo; il tuo team lo applica a memoria. Ovenbird applica la procedura scritta a ogni caso e conta le scadenze.
Legge i documenti che hai già. Non scrive a nessun cliente. Basta un pomeriggio per configurarlo.
Ti suona familiare?
- Scadenze contate a manoFinestre per la conferma di ricezione e la risposta finale mancate e scoperte in fase di audit.
- Procedure scritte per l'autorità di vigilanza, non per chi le applicaQuaranta pagine; a chi gestisce il caso serve un solo paragrafo, adesso.
- Le prove di conformità vengono ricostruiteChi ha seguito quale versione, quando, messo insieme a posteriori.
Le procedure che hai già
- Adeguata verifica della clientela e KYCQuali documenti, quali controlli, quando si applica l'adeguata verifica rafforzata, cosa registrare. Il ramo che la policy definisce, applicato a questo cliente.
- Gestione dei reclamiScadenze di conferma di ricezione, chi indaga, quando è dovuta la lettera dell'ombudsman. Il termine regolamentare, visibile sul caso.
- Sinistri ed eccezioni di pagamentoSoglie, approvatori, evidenze, la regola dei quattro occhi dove la policy la prevede.
- Gestione di modifiche e incidentiI controlli che una modifica deve superare; cosa deve contenere un report di incidente.
Cosa cambia
- KYC e due diligenceOggiGli analisti applicano la policy a memoria e i revisori rimandano indietro i casi.Con OvenbirdQuali documenti, quali controlli, quando si applica la due diligence rafforzata: il paragrafo della policy citato, ogni passo documentato sul caso.
- ReclamiOggiI termini regolamentari sono monitorati nei fogli di calcolo.Con OvenbirdGiorno 12 di 15, la lettera richiesta dalla procedura e cosa deve contenere, come prossimo passo sul caso. Non scrive la lettera.
- Eccezioni di pagamento e sinistriOggiSoglie e regole dei quattro occhi vengono applicate in modo incoerente.Con OvenbirdL'approvatore che la policy indica per questo importo e le prove che la pratica richiede prima del pagamento.
- Gestione di modifiche e incidentiOggiI controlli vengono verificati in fase di audit.Con OvenbirdI controlli che una modifica deve superare, in ordine, registrati man mano che vengono superati.
- In tutti e quattro i casiOgni risposta cita la versione del documento seguita; i registri di formazione mostrano chi aveva quale versione e quando; le correzioni arrivano al responsabile della policy come proposte: la traccia di prove richiesta dall'audit, prodotta lavorando.
Come funziona
- 1
Point it at the documents you have
Confluence, Google Docs, Notion or a web page. No rewriting; Ovenbird reads the live version and shows which one it followed.
- 2
People ask on the work in front of them
In Slack, on the web or from the record: the one next step, the fact it depends on asked first, the paragraph quoted.
- 3
Corrections and training come from the same page
Every "this is wrong" becomes a proposed edit. Every procedure becomes a short course with refreshers and records.
Pensato per
- Responsabile delle operazioniUna conformità che puoi dimostrare, non solo affermare.
- ComplianceOgni risposta cita la versione della procedura seguita; registri di formazione per persona.
- Team leadChi gestisce i reclami interroga la procedura prima di interrogare te.
Cosa misura un pilota
- Mancato rispetto delle scadenzeTermini regolamentari non rispettati.
- Rilievi in auditPassaggi non documentati.
- Rilavorazioni dopo la revisioneCasi rimandati indietro dalla seconda linea.
Concordati prima del pilota. Riportati dopo 90 giorni, prima e dopo.
Le domande di chi deve decidere l'acquisto
I dati dei clienti vengono inviati al modello?
Il contesto del caso necessario per il passo viene elaborato per singola richiesta e non viene usato per l'addestramento. Gli spazi di lavoro sono isolati; i dettagli sono nel DPA.
Può applicare regole diverse per prodotto o tipo di cliente?
Se la procedura si ramifica in base a questi fattori, sì. Chiede quale si applica prima di indicare il passo.
Chi approva una modifica alla procedura?
Nessuno tranne te. Le correzioni arrivano come modifiche proposte; il responsabile le applica e la versione viene registrata.
Guardalo su uno dei tuoi documenti
Incolla il link a una procedura. Il prossimo passo e il corso esistono nello stesso minuto.