Lösung · Finanzdienstleistungen
Regulierte Verfahren buchstabengetreu befolgt, Frist für Frist
Beschwerden unterliegen gesetzlichen Fristen. KYC hat Dokumentenregeln je Kundentyp. Zahlungsausnahmen haben Abschreibungsgrenzen. Ihre Verfahren regeln all das; Ihr Team wendet es aus dem Gedächtnis an. Ovenbird wendet das schriftliche Verfahren auf jeden Fall an und zählt die Fristen mit.
Liest die Dokumente, die Sie bereits haben. Schreibt an keine Kunden. Ein Nachmittag für die Einrichtung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Fristen von Hand gezähltFristen für Eingangsbestätigung und Endantwort werden verpasst und erst im Audit entdeckt.
- Verfahren für die Aufsicht geschrieben, nicht für die BearbeitendenVierzig Seiten; die Bearbeitenden brauchen jetzt einen Absatz.
- Nachweise der Einhaltung werden rekonstruiertWer wann welche Version befolgt hat, nachträglich zusammengestellt.
Die Verfahren, die Sie bereits haben
- Kundenprüfung und KYCWelche Dokumente, welche Prüfungen, wann verstärkte Sorgfaltspflichten gelten, was zu dokumentieren ist. Der Zweig, den die Richtlinie definiert, angewendet auf diesen Kunden.
- BeschwerdemanagementFristen für die Eingangsbestätigung, wer untersucht, wann das Schreiben der Ombudsstelle fällig ist. Die regulatorische Uhr, sichtbar am Fall.
- Schadenfälle und ZahlungsausnahmenSchwellenwerte, Genehmiger, Nachweise, das Vier-Augen-Prinzip, wo die Richtlinie es verlangt.
- Änderungs- und Incident-ManagementDie Kontrollen, die eine Änderung bestehen muss; was ein Incident-Bericht enthalten muss.
Was sich ändert
- KYC und Due DiligenceHeuteAnalysten wenden die Richtlinie aus dem Gedächtnis an, und Prüfer schicken Fälle zurück.Mit OvenbirdWelche Dokumente, welche Prüfungen, wann verstärkte Sorgfaltspflichten gelten – der Absatz der Richtlinie wird zitiert, jeder Schritt am Fall nachgewiesen.
- BeschwerdenHeuteRegulatorische Fristen werden in Tabellen verfolgt.Mit OvenbirdTag 12 von 15, das Schreiben, das das Verfahren verlangt, und was es enthalten muss – als nächster Schritt am Fall. Das Schreiben verfasst es nicht.
- Zahlungsausnahmen und SchadensfälleHeuteSchwellenwerte und Vier-Augen-Regeln werden uneinheitlich angewendet.Mit OvenbirdDer Genehmiger, den die Richtlinie für diesen Betrag nennt, und der Nachweis, den die Akte vor der Zahlung braucht.
- Change- und Incident-ManagementHeuteKontrollen werden im Audit geprüft.Mit OvenbirdDie Kontrollen, die eine Änderung der Reihe nach bestehen muss, dokumentiert, während sie bestanden werden.
- In allen vier BereichenJede Antwort nennt die Dokumentversion, der sie gefolgt ist; Schulungsnachweise zeigen, wer wann welche Version kannte; Korrekturen gehen als Vorschläge an die Richtlinienverantwortlichen – der Nachweis, den das Audit verlangt, entsteht beim Arbeiten.
So funktioniert es
- 1
Point it at the documents you have
Confluence, Google Docs, Notion or a web page. No rewriting; Ovenbird reads the live version and shows which one it followed.
- 2
People ask on the work in front of them
In Slack, on the web or from the record: the one next step, the fact it depends on asked first, the paragraph quoted.
- 3
Corrections and training come from the same page
Every "this is wrong" becomes a proposed edit. Every procedure becomes a short course with refreshers and records.
Gemacht für
- Leitung BetriebEinhaltung, die Sie belegen können, nicht nur behaupten.
- ComplianceJede Antwort nennt die Verfahrensversion, der sie gefolgt ist; Schulungsnachweise pro Person.
- TeamleiterBearbeiter fragen das Verfahren, bevor sie Sie fragen.
Was ein Pilot misst
- FristverletzungenRegulatorische Fristen verpasst.
- Feststellungen im AuditSchritte ohne Nachweis.
- Nacharbeit nach der PrüfungFälle, die von der zweiten Verteidigungslinie zurückgegeben wurden.
Vor dem Pilotprojekt vereinbart. Nach 90 Tagen berichtet, vorher und nachher.
Fragen, die Käufer stellen
Werden Kundendaten an das Modell gesendet?
Der für den Schritt nötige Fallkontext wird pro Anfrage verarbeitet und nicht für das Training verwendet. Workspaces sind voneinander isoliert; Details im DPA.
Kann es je nach Produkt oder Kundentyp unterschiedliche Regeln anwenden?
Wenn das Verfahren danach verzweigt, ja. Es fragt nach, was zutrifft, bevor es den Schritt nennt.
Wer genehmigt eine Verfahrensänderung?
Niemand außer Ihnen. Korrekturen kommen als Änderungsvorschläge an; die verantwortliche Person übernimmt sie, und die Version wird protokolliert.
Sehen Sie es an einem Ihrer eigenen Dokumente
Fügen Sie den Link zu einem Verfahren ein. Der nächste Schritt und der Kurs sind in derselben Minute da.