Solución · Servicios financieros
Procedimientos regulados cumplidos al pie de la letra, plazo a plazo
Las reclamaciones tienen plazos legales. El KYC tiene reglas documentales según el tipo de cliente. Las excepciones de pago tienen límites de cancelación contable. Tus procedimientos lo recogen todo; tu equipo lo aplica de memoria. Ovenbird aplica el procedimiento escrito a cada caso y cuenta los plazos.
Lee los documentos que ya tienes. No escribe a ningún cliente. Una tarde para configurarlo.
¿Te suena?
- Plazos contados a manoVentanas de acuse de recibo y de respuesta final incumplidas y descubiertas en la auditoría.
- Procedimientos escritos para el regulador, no para quien tramitaCuarenta páginas; quien tramita necesita un párrafo ahora.
- La prueba de cumplimiento se reconstruyeQuién siguió qué versión y cuándo, recopilado a posteriori.
Los procedimientos que ya tienes
- Diligencia debida del cliente y KYCQué documentos, qué comprobaciones, cuándo se aplica la diligencia debida reforzada y qué registrar. La rama que define la política, aplicada a este cliente.
- Gestión de reclamacionesPlazos de acuse de recibo, quién investiga, cuándo vence la carta del defensor. El reloj regulatorio, visible en el caso.
- Siniestros y excepciones de pagoUmbrales, aprobadores, evidencias y la regla de los cuatro ojos cuando la política lo exige.
- Gestión de cambios e incidentesLos controles que debe superar un cambio; lo que debe contener un informe de incidente.
Qué cambia
- KYC y diligencia debidaHoyLos analistas aplican la política de memoria y los revisores devuelven casos.Con OvenbirdQué documentos, qué comprobaciones, cuándo aplica la diligencia debida reforzada: el párrafo de la política citado y cada paso registrado como evidencia en el caso.
- ReclamacionesHoyLos plazos regulatorios se controlan en hojas de cálculo.Con OvenbirdDía 12 de 15, la carta que exige el procedimiento y lo que debe incluir, como siguiente paso en el caso. No redacta la carta.
- Excepciones de pago y siniestrosHoyLos umbrales y las reglas de doble verificación se aplican de forma inconsistente.Con OvenbirdEl aprobador que la política designa para este importe y la evidencia que el expediente necesita antes del pago.
- Gestión de cambios e incidenciasHoyLos controles se comprueban en la auditoría.Con OvenbirdLos controles que debe superar un cambio, en orden, registrados a medida que los supera.
- En los cuatro casosCada respuesta cita la versión del documento que siguió; los registros de formación muestran quién tenía qué versión y cuándo; las correcciones llegan al responsable de la política como propuestas: el rastro de evidencias que pide la auditoría, generado al hacer el trabajo.
Cómo funciona
- 1
Point it at the documents you have
Confluence, Google Docs, Notion or a web page. No rewriting; Ovenbird reads the live version and shows which one it followed.
- 2
People ask on the work in front of them
In Slack, on the web or from the record: the one next step, the fact it depends on asked first, the paragraph quoted.
- 3
Corrections and training come from the same page
Every "this is wrong" becomes a proposed edit. Every procedure becomes a short course with refreshers and records.
Pensado para
- Dirección de OperacionesUn cumplimiento que puedes demostrar, no solo afirmar.
- Cumplimiento normativoCada respuesta cita la versión del procedimiento que siguió; registros de formación por persona.
- Jefes de equipoQuienes tramitan los casos preguntan al procedimiento antes de preguntarte a ti.
Qué mide un piloto
- Incumplimientos de plazosPlazos regulatorios no cumplidos.
- Hallazgos en auditoríaPasos sin evidencia.
- Retrabajo tras la revisiónCasos devueltos por la segunda línea.
Acordado antes del piloto. Informado a los 90 días, antes y después.
Preguntas de los compradores
¿Se envían datos de clientes al modelo?
El contexto del caso necesario para el paso se procesa por solicitud y no se utiliza para entrenar. Los espacios de trabajo están aislados; los detalles, en el DPA.
¿Puede aplicar reglas distintas según el producto o el tipo de cliente?
Si el procedimiento se bifurca según estos criterios, sí. Pregunta cuál aplica antes de dar el paso.
¿Quién aprueba un cambio en un procedimiento?
Nadie salvo tú. Las correcciones llegan como ediciones propuestas; el responsable las aplica y se registra la versión.
Velo con uno de tus propios documentos
Pega el enlace a un procedimiento. El siguiente paso y el curso están listos en el mismo minuto.