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Presa in carico, definizione del perimetro, approvazioni e passaggi di consegne che non dipendono dalla memoria del partner

Il controllo dei conflitti avviene dopo il kickoff. Il perimetro viene approvato in un'email che nessuno riesce a trovare. Il team che eroga il servizio conosce il cliente tramite il team che ha venduto, a voce. Ovenbird dà a ogni responsabile il prossimo passo documentato sull'incarico.

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Legge i documenti che hai già. Non scrive a nessun cliente. Basta un pomeriggio per configurarlo.

Incarico NW-2026 · Presa in caricoFirmato ieri

Nuovo cliente: Northwind, retainer di consulenza

Lettera di incarico firmata. Controllo dei conflitti non ancora registrato. Il partner che ha venduto è in ferie da venerdì.

Prima chiedeVerifica dei conflitti registrata?Condizioni standard o personalizzate?

AvantiRegistra oggi la verifica dei conflitti e fissa la sessione di passaggio di consegne con il responsabile della consegna entro venerdì; apri la scheda dell'incarico con l'ambito indicato nella lettera.

La fatturazione non può partire finché l'approvazione dell'ambito non è allegata alla scheda.

📘 Procedura di accoglienza del cliente

“Nessun lavoro inizia prima che la verifica dei conflitti sia registrata. Il partner che ha venduto passa le consegne al responsabile della consegna in una sessione programmata, con l'ambito allegato.”

Ti suona familiare?

I passaggi di consegne sono a voceCiò che è stato promesso al cliente vive nella testa di chi ha venduto.
Approvazioni via emailPerimetro, tariffe e subappaltatori concordati in thread che nessuno può verificare.
I junior imparano chiedendoOgni domanda sulla presa in carico va sempre alle stesse due persone.

Le procedure che hai già

Accoglienza clienti e verifica dei conflittiCosa va verificato e registrato prima che parta la lettera d'incarico.
Definizione dell'ambito e approvazioniChi approva un preventivo oltre quale soglia; cosa deve contenere la proposta.
Passaggio da vendite a consegnaCosa serve nella scheda del progetto prima che il team inizi: ambito, contatti, impegni assunti.
Revisione e approvazione finaleChi revisiona i deliverable, in quale ordine, quando serve un secondo revisore.

Cosa cambia

Presa in carico e controlli sui conflittiOggiLe lettere di incarico partono prima che i controlli siano registrati.Con OvenbirdCosa va controllato e registrato per primo, come prossimo passo sull'opportunità.
Definizione del perimetro e approvazioniOggiI preventivi sopra soglia passano inosservati.Con OvenbirdChi deve approvare questo importo e cosa deve contenere la proposta.
Passaggio di consegne dalle vendite all'erogazioneOggiL'erogazione parte senza gli impegni presi dalle vendite.Con OvenbirdIl passaggio di consegne è incompleto finché la scheda non contiene perimetro, contatti e impegni — due elementi mancanti, riportati.
Revisione e approvazione finaleOggiChi rivede cosa è sapere tramandato a voce.Con OvenbirdI revisori in ordine, e quando serve un secondo paio d'occhi.
Su tutti e quattroI nuovi consulenti imparano il metodo dello studio in una settimana, non in un trimestre; i partner vedono chi lo segue; le ore dei senior smettono di andare a "come si fa qui?".

Come funziona

1
Point it at the documents you have
Confluence, Google Docs, Notion or a web page. No rewriting; Ovenbird reads the live version and shows which one it followed.
2
People ask on the work in front of them
In Slack, on the web or from the record: the one next step, the fact it depends on asked first, the paragraph quoted.
3
Corrections and training come from the same page
Every "this is wrong" becomes a proposed edit. Every procedure becomes a short course with refreshers and records.

Pensato per

Managing partnerPresa in carico ed erogazione funzionano allo stesso modo per ogni incarico.
Responsabile operations o PMOApprovazioni instradate per importo e tipo, con evidenza documentata.
Responsabili dell'erogazionePartono con perimetro, contatti e promesse in un unico posto.

Cosa misura un pilota

Passaggi di consegne respintiProgetti rimandati alle vendite per informazioni mancanti.
Dispute sul perimetroIncarichi in cui la scheda non diceva cosa era stato promesso.
Tempo al primo incarico in autonomiaSettimane prima che un nuovo consulente gestisca il processo da solo.

Concordati prima del pilota. Riportati dopo 90 giorni, prima e dopo.

Le domande di chi deve decidere l'acquisto

Scrive ai clienti?

No. Dice al responsabile cosa il processo richiede che un contatto ottenga; il messaggio è suo.

Il nostro processo cambia per ogni linea di servizio.

Se il documento si ramifica per linea di servizio, segue quel ramo e chiede quale si applica.

Può tracciare i passaggi di fatturazione?

Se sono nel processo (ad esempio l'approvazione del perimetro prima della fatturazione), diventano prossimi passi con un responsabile.

Funziona con Jira · Confluence · Slack · Google Docs. I processi restano dove sono; Ovenbird li legge in tempo reale e mostra quale versione ha seguito.

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