Soluzione · Logistica & trasporti
Eccezioni di consegna, reclami e blocchi gestiti come stabilisce il contratto
Un blocco doganale resta fermo finché qualcuno non sollecita. Un reclamo per danni perde la finestra del corriere. Ogni agente dice al destinatario una cosa diversa. Ovenbird legge la spedizione, la SOP e i termini del cliente, e dà all'agente il prossimo passo insieme al tempo a disposizione.
Legge i documenti che hai già. Non scrive a nessun cliente. Basta un pomeriggio per configurarlo.
Ti suona familiare?
- I blocchi restano fermi finché qualcuno non sollecitaLa regola delle 48 ore esiste; nessuno tiene il conto.
- I reclami perdono la finestraProve raccolte in ritardo, recupero perso.
- Gli agenti stagionali improvvisanoIl personale dell'alta stagione impara la SOP commettendo gli errori che essa previene.
Le procedure che hai già
- Eccezioni di consegnaConsegna non riuscita, indirizzo errato, merce rifiutata: il ramo da seguire, i nuovi tentativi, quando e cosa comunicare al cliente.
- Reclami per danni e smarrimentiLe prove da raccogliere entro la finestra del corriere; cosa deve contenere il reclamo.
- Blocchi doganali e di conformitàQuali documenti, chi viene avvisato, dopo quanto tempo diventa un'escalation.
- Escalation al corriereQuando una spedizione in ritardo passa al responsabile del corriere, e con cosa.
Cosa cambia
- Eccezioni di consegnaOggiTentativi e messaggi al cliente cambiano da agente ad agente.Con OvenbirdIl ramo per questo tipo di mancata consegna, la regola dei tentativi, cosa viene comunicato al destinatario — dalla SOP.
- Reclami per danni e smarrimentiOggiI reclami perdono la finestra del corriere.Con OvenbirdLe prove da raccogliere oggi e il contenuto del reclamo, come prossimo passo sulla spedizione.
- Blocchi doganaliOggiI blocchi restano fermi finché qualcuno non sollecita.Con OvenbirdI documenti, chi viene avvisato, la regola delle 48 ore citata.
- Escalation al corriereOggiI ritardi vengono escalati a sensazione.Con OvenbirdQuando passa al responsabile del corriere e con cosa.
- In tutti e quattro i casiQuando una SOP cambia con un nuovo contratto con il corriere, ogni versione viene conservata con un riepilogo in parole semplici; gli agenti formati sulla vecchia vengono informati di cosa è cambiato; la simulazione mostra dove si accumulano le eccezioni prima dell'alta stagione.
Come funziona
- 1
Point it at the documents you have
Confluence, Google Docs, Notion or a web page. No rewriting; Ovenbird reads the live version and shows which one it followed.
- 2
People ask on the work in front of them
In Slack, on the web or from the record: the one next step, the fact it depends on asked first, the paragraph quoted.
- 3
Corrections and training come from the same page
Every "this is wrong" becomes a proposed edit. Every procedure becomes a short course with refreshers and records.
Pensato per
- Direttore operativoEccezioni risolte secondo procedura, misurate per fascia di cliente.
- Responsabile del servizio clientiDestinatari informati entro la finestra contrattuale, ogni volta.
- Responsabile reclamiReclami al corriere presentati in tempo con le prove allegate.
Cosa misura un pilota
- Reclami presentati in ritardoReclami respinti per aver perso la finestra del corriere.
- Eccezioni escalate due volteCasi rimbalzati tra i team.
- Tempo al primo caso gestito in autonomiaGiorni prima che un nuovo agente gestisca le eccezioni da solo.
Concordati prima del pilota. Riportati dopo 90 giorni, prima e dopo.
Le domande di chi deve decidere l'acquisto
Contatta il corriere o il destinatario?
No. Dice all'agente cosa richiedono ora la SOP e il contratto e cosa deve contenere la comunicazione.
Abbiamo regole diverse per ogni cliente.
Se i termini di servizio sono documentati per fascia o per account, chiede quale si applica e segue quel ramo.
Riesce a leggere gli eventi dei nostri corrieri?
Attraverso il tuo helpdesk o i record di tracking collegati al caso; la pagina delle integrazioni elenca cosa è connesso oggi.
Guardalo su uno dei tuoi documenti
Incolla il link a una procedura. Il prossimo passo e il corso esistono nello stesso minuto.