Lösung · Logistik & Transport
Zustellausnahmen, Ansprüche und Sperren so bearbeitet, wie es der Vertrag vorsieht
Eine Zollsperre bleibt liegen, bis jemand nachhakt. Ein Schadensanspruch verpasst die Frist des Frachtführers. Jeder Agent sagt dem Empfänger etwas anderes. Ovenbird liest die Sendung, die SOP und die Konditionen des Kunden und gibt dem Agenten den nächsten Schritt samt Frist.
Liest die Dokumente, die Sie bereits haben. Schreibt an keine Kunden. Ein Nachmittag für die Einrichtung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Sperren bleiben liegen, bis jemand nachhaktDie 48-Stunden-Regel gibt es; niemand zählt mit.
- Ansprüche verpassen die FristNachweise werden zu spät gesammelt, die Erstattung geht verloren.
- Saisonkräfte improvisierenAushilfen in der Hochsaison lernen die SOP, indem sie genau die Fehler machen, die sie verhindern soll.
Die Verfahren, die Sie bereits haben
- ZustellausnahmenFehlgeschlagene Zustellung, falsche Adresse, verweigerte Annahme: der Zweig, die Wiederholungsversuche, wann der Kunde was erfährt.
- Schadens- und VerlustansprücheNachweise, die innerhalb der Frist des Frachtführers zu sammeln sind; was der Anspruch enthalten muss.
- Zoll- und Compliance-SperrenWelche Dokumente, wer benachrichtigt wird, wie lange es dauert, bis daraus eine Eskalation wird.
- Eskalation beim FrachtführerWann eine verspätete Sendung an den Manager des Frachtführers geht und mit welchen Unterlagen.
Was sich ändert
- ZustellausnahmenHeuteZustellversuche und Kundennachrichten unterscheiden sich von Agent zu Agent.Mit OvenbirdDer Zweig für diese Fehlerart, die Regel für neue Zustellversuche, was dem Empfänger mitgeteilt wird — aus der SOP.
- Schadens- und VerlustansprücheHeuteAnsprüche verpassen die Frist des Frachtführers.Mit OvenbirdDie Nachweise, die heute zu sammeln sind, und der Inhalt des Anspruchs, als nächster Schritt an der Sendung.
- ZollsperrenHeuteSperren bleiben liegen, bis jemand nachhakt.Mit OvenbirdDie Dokumente, wer informiert wird, die 48-Stunden-Regel im Wortlaut.
- Eskalation beim FrachtführerHeuteVerspätete Sendungen werden nach Gefühl eskaliert.Mit OvenbirdWann es an den Manager des Frachtführers geht und mit welchen Unterlagen.
- Über alle vier hinwegWenn sich eine SOP mit einem neuen Frachtvertrag ändert, wird jede Version mit einer Zusammenfassung in einfachen Worten aufbewahrt; Agenten, die auf die alte geschult wurden, erfahren, was sich geändert hat; die Simulation zeigt, wo sich Ausnahmen vor der Hochsaison häufen.
So funktioniert es
- 1
Point it at the documents you have
Confluence, Google Docs, Notion or a web page. No rewriting; Ovenbird reads the live version and shows which one it followed.
- 2
People ask on the work in front of them
In Slack, on the web or from the record: the one next step, the fact it depends on asked first, the paragraph quoted.
- 3
Corrections and training come from the same page
Every "this is wrong" becomes a proposed edit. Every procedure becomes a short course with refreshers and records.
Gemacht für
- Leitung OperationsAusnahmen werden nach Verfahren gelöst, gemessen pro Kundenstufe.
- Leitung KundenserviceEmpfänger werden jedes Mal innerhalb der vertraglich vereinbarten Frist informiert.
- Leitung SchadensbearbeitungAnsprüche gegenüber Frachtführern werden fristgerecht und mit angehängten Nachweisen eingereicht.
Was ein Pilot misst
- Verspätet eingereichte AnsprücheAnsprüche, die abgelehnt werden, weil sie die Frist des Frachtführers verpasst haben.
- Doppelt eskalierte AusnahmenFälle, die zwischen Teams hin- und hergeschoben werden.
- Zeit bis zum ersten eigenständigen FallTage, bis ein neuer Agent Ausnahmen allein bearbeitet.
Vor dem Pilotprojekt vereinbart. Nach 90 Tagen berichtet, vorher und nachher.
Fragen, die Käufer stellen
Nimmt es Kontakt zum Frachtführer oder zum Empfänger auf?
Nein. Es sagt dem Agenten, was die SOP und der Vertrag als Nächstes verlangen und was die Mitteilung enthalten muss.
Wir haben pro Kunde unterschiedliche Regeln.
Wenn die Servicekonditionen pro Stufe oder Konto dokumentiert sind, fragt es nach, welche gilt, und folgt diesem Zweig.
Kann es unsere Frachtführer-Ereignisse lesen?
Über Ihr Helpdesk oder über Tracking-Datensätze, die im Fall verlinkt sind; die Integrationsseite listet auf, was heute angebunden ist.
Sehen Sie es an einem Ihrer eigenen Dokumente
Fügen Sie den Link zu einem Verfahren ein. Der nächste Schritt und der Kurs sind in derselben Minute da.