Solución · Logística y transporte
Incidencias de entrega, reclamaciones y retenciones gestionadas como dice el contrato
Una retención aduanera se queda parada hasta que alguien la reclama. Una reclamación por daños se pasa del plazo del transportista. Cada agente le cuenta algo distinto al consignatario. Ovenbird lee el envío, el SOP y las condiciones del cliente, y le da al agente el siguiente paso con el reloj en marcha.
Lee los documentos que ya tienes. No escribe a ningún cliente. Una tarde para configurarlo.
¿Te suena?
- Las retenciones se quedan paradas hasta que alguien las reclamaLa regla de las 48 horas existe; nadie la controla.
- Las reclamaciones se pasan de plazoPruebas reunidas tarde, recobro perdido.
- Los agentes de temporada improvisanEl personal de temporada alta aprende el SOP cometiendo los errores que este evita.
Los procedimientos que ya tienes
- Excepciones de entregaEntrega fallida, dirección errónea, mercancía rechazada: la rama a seguir, los reintentos y cuándo se informa al cliente de qué.
- Reclamaciones por daños y pérdidasPruebas que reunir dentro del plazo del transportista; qué debe contener la reclamación.
- Retenciones aduaneras y de cumplimientoQué documentos hacen falta, a quién se avisa, cuánto tiempo pasa antes de convertirse en un escalado.
- Escalado a transportistasCuándo un envío retrasado pasa al responsable del transportista, y con qué información.
Qué cambia
- Incidencias de entregaHoyLos reintentos y los mensajes al cliente varían según el agente.Con OvenbirdLa rama para este tipo de fallo, la regla de reintento, lo que se le comunica al consignatario: todo según el SOP.
- Reclamaciones por daños y pérdidasHoyLas reclamaciones se pasan del plazo del transportista.Con OvenbirdLas pruebas que reunir hoy y el contenido de la reclamación, como siguiente paso en el envío.
- Retenciones aduanerasHoyLas retenciones se quedan paradas hasta que alguien las reclama.Con OvenbirdLos documentos, a quién se avisa, la regla de las 48 horas citada.
- Escalado al transportistaHoyLos envíos con retraso se escalan a ojo.Con OvenbirdCuándo pasa al responsable del transportista y con qué información.
- En los cuatro casosCuando un SOP cambia con un nuevo contrato de transportista, se conservan todas las versiones con un resumen en lenguaje llano; a los agentes formados con la versión anterior se les indica qué ha cambiado; la simulación muestra dónde se acumulan las incidencias antes de la temporada alta.
Cómo funciona
- 1
Point it at the documents you have
Confluence, Google Docs, Notion or a web page. No rewriting; Ovenbird reads the live version and shows which one it followed.
- 2
People ask on the work in front of them
In Slack, on the web or from the record: the one next step, the fact it depends on asked first, the paragraph quoted.
- 3
Corrections and training come from the same page
Every "this is wrong" becomes a proposed edit. Every procedure becomes a short course with refreshers and records.
Pensado para
- Director de operacionesIncidencias resueltas según el procedimiento, medidas por nivel de cliente.
- Responsable de atención al clienteConsignatarios informados dentro del plazo contratado, siempre.
- Responsable de reclamacionesReclamaciones al transportista presentadas a tiempo y con las pruebas adjuntas.
Qué mide un piloto
- Reclamaciones presentadas tardeReclamaciones rechazadas por superar el plazo del transportista.
- Incidencias escaladas dos vecesCasos que rebotan entre equipos.
- Tiempo hasta el primer caso sin ayudaDías que pasan hasta que un agente nuevo gestiona incidencias por sí solo.
Acordado antes del piloto. Informado a los 90 días, antes y después.
Preguntas de los compradores
¿Contacta con el transportista o con el consignatario?
No. Le dice al agente qué exigen a continuación el SOP y el contrato y qué debe contener el aviso.
Tenemos reglas distintas para cada cliente.
Si las condiciones del servicio están documentadas por nivel o por cuenta, pregunta cuáles se aplican y sigue esa rama.
¿Puede leer los eventos de nuestros transportistas?
A través de tu helpdesk o de los registros de seguimiento enlazados desde el caso; la página de integraciones indica qué está conectado hoy.
Velo con uno de tus propios documentos
Pega el enlace a un procedimiento. El siguiente paso y el curso están listos en el mismo minuto.