Lösung · Bildungs- und Weiterbildungsanbieter
Zulassungen, Einschreibungsänderungen und Studierendenfälle nach Verfahren
Eine Zulassungsentscheidung wartet auf ein Dokument, das niemand angefordert hat. Eine Einschreibungsänderung wird außerhalb der Fristenregel bearbeitet. Eine Studierendenbeschwerde überspringt eine Stufe. Ovenbird gibt Sachbearbeitern bei jedem Fall den dokumentierten nächsten Schritt, mit der Frist.
Liest die Dokumente, die Sie bereits haben. Schreibt an keine Kunden. Ein Nachmittag für die Einrichtung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Fälle wandern zwischen Stellen hin und herZulassung, Finanzen und Studiengang erledigen jeweils ihren Teil, wenn der Fall bei ihnen ankommt.
- Fristen uneinheitlich angewendetAusnahmen gewährt von wem auch immer gefragt wird.
- Kräfte zu Semesterbeginn starten bei nullAushilfen lernen das Verfahren erst während der Hochphase.
Die Verfahren, die Sie bereits haben
- Zulassung und EinschreibungWas ein Antrag braucht, wer entscheidet, wann die Bewerberin oder der Bewerber was erfährt.
- Änderungen der Einschreibung und ExmatrikulationenFristen, Rückerstattungen, wer genehmigt, worüber die Studierenden informiert werden müssen.
- Fälle in der StudierendenbetreuungWann ein Anliegen eskaliert, an wen und mit welcher Dokumentation.
- Genehmigung von Kursen und StudiengängenDie Schritte, die ein neuer Kurs der Reihe nach durchläuft, mit den Nachweisen, die jedes Gremium braucht.
Was sich ändert
- ZulassungHeuteBewerber erhalten von verschiedenen Sachbearbeitern unterschiedliche Auskünfte.Mit OvenbirdWas eine Bewerbung braucht, wer entscheidet und wann der Bewerber was erfährt.
- Rücktritte und ÄnderungenHeuteErstattungsregeln werden rund um Fristen uneinheitlich angewendet.Mit OvenbirdDie Regel für Tag 20 des Semesters, wer genehmigt, der Inhalt der Bestätigung — zitiert aus der Richtlinie.
- StudierendenberatungHeuteAnliegen landen bei der falschen Stelle.Mit OvenbirdWann ein Anliegen eskaliert, an wen und mit welcher Dokumentation.
- KursgenehmigungenHeuteAnträge kreisen wegen fehlender Nachweise zwischen Gremien.Mit OvenbirdDie Schritte in der richtigen Reihenfolge und die Nachweise, die jedes Gremium braucht.
- Für alle vierSachbearbeiter werden vor Semesterbeginn auf die Richtlinien geschult und bei Änderungen aufgefrischt; das Studierendensekretariat sieht, wer welches Verfahren beherrscht; Richtlinienseiten werden anhand echter Fälle korrigiert.
So funktioniert es
- 1
Point it at the documents you have
Confluence, Google Docs, Notion or a web page. No rewriting; Ovenbird reads the live version and shows which one it followed.
- 2
People ask on the work in front of them
In Slack, on the web or from the record: the one next step, the fact it depends on asked first, the paragraph quoted.
- 3
Corrections and training come from the same page
Every "this is wrong" becomes a proposed edit. Every procedure becomes a short course with refreshers and records.
Gemacht für
- Registrar oder Leiter StudierendenserviceFälle nach Verfahren entschieden, messbar.
- Leiter ZulassungEntscheidungen mit vollständigen Unterlagen, auf Anhieb.
- StudiengangsadministratorenKlare nächste Schritte bei jedem Fall, ohne Nachfassen.
Was ein Pilot misst
- Falsch eskalierte FälleAnliegen, die an die falsche Stelle gingen.
- FristausnahmenÄnderungen, die außerhalb der veröffentlichten Regeln bearbeitet wurden.
- Zeit bis zum ersten selbstständigen SemesterWochen, bis ein neuer Sachbearbeiter Fälle allein bearbeitet.
Vor dem Pilotprojekt vereinbart. Nach 90 Tagen berichtet, vorher und nachher.
Fragen, die Käufer stellen
Trifft es Entscheidungen?
Nein. Es sagt dem Sachbearbeiter, was das Verfahren als Nächstes verlangt und wer entscheidet. Entscheidungen bleiben bei Menschen.
Unsere Verfahren unterscheiden sich je nach Studiengang.
Verzweigt sich das Dokument nach Studiengang, folgt Ovenbird dieser Verzweigung und fragt, welche zutrifft.
Kann es helfen, Mitarbeitende zum Semesterstart zu schulen?
Ja. Jedes Verfahren wird zu einem kurzen Kurs mit Szenarien aus dem Dokument und einem Nachweis, wer geschult ist.
Sehen Sie es an einem Ihrer eigenen Dokumente
Fügen Sie den Link zu einem Verfahren ein. Der nächste Schritt und der Kurs sind in derselben Minute da.