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Einkaufsfreigaben, die der Richtlinie folgen, bei jedem Betrag
Ausgabenrichtlinien sind auf dem Papier präzise und in der Praxis vage. Ovenbird wendet die Schwellenwerte, die Kategorien und die Lieferantenregeln auf die Anforderung an, die der Person vorliegt.
Liest die Dokumente, die Sie bereits haben. Schreibt an keine Kunden. Ein Nachmittag für die Einrichtung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Anfragen gehen an den falschen GenehmigerAus Gewohnheit weitergeleitet, zurückgeschickt.
- Nachweise werden nach der Genehmigung nachgefordertAngebote und Berichte werden zu spät angehängt.
- Ausnahmen werden zur RegelNotfallzweige werden ohne die vorgesehenen Bedingungen genutzt.
Wo es zum Einsatz kommt
- FertigungErsatzteile, Wartungsverträge, Investitionsanträge: Schwellenwerte, Notfallzweige, Regeln für freigegebene Lieferanten.
- GastgewerbeSpeisen- und Getränkebestellungen, Event-Dienstleister, Reparaturen am Objekt: Mindestbestände, freigegebene Lieferanten, wer oberhalb des Limits unterschreibt.
- TechnologieSoftware-Abonnements und Cloud-Ausgaben: Sicherheitsprüfung, Auftragsverarbeitungsbedingungen, Budgetverantwortliche je Kategorie.
- Professional ServicesSubunternehmer und Spesen, die Kunden in Rechnung gestellt werden: erst Kundenfreigabe, dann intern.
- BildungGeräte und Dienstleistungen nach öffentlichen Vergaberegeln: Ausschreibungsschwellen und Dokumentation.
Was sich ändert
- Der richtige Genehmiger, auf AnhiebNach Betrag, Kategorie und Dringlichkeit, aus der Richtlinie, wobei die entscheidende Information vor der Weiterleitung erfragt wird.
- Nachweise vor der Genehmigung angehängtAngebote, Ausfallberichte, Sicherheitsprüfungen: an dem Schritt erforderlich, den die Richtlinie vorgibt, und nicht im Nachhinein nachgefordert.
- Lieferantenschritte inklusiveOnboarding neuer Lieferanten, Prüfungen gegen die Liste freigegebener Lieferanten und Vertragsbedingungen als Teil derselben Anfrage.
- Antragstellende lernen die Richtlinie durch die AnwendungWeniger abgelehnte Anfragen; neue Führungskräfte werden mit Szenarien auf die Richtlinie geschult.
- Richtlinienausnahmen werden zur RichtlinieWiederkehrende Ausnahmen werden als Änderungsvorschläge sichtbar gemacht, zusammen mit den Anfragen, die sie ausgelöst haben.
So funktioniert es
- 1
Point it at the documents you have
Confluence, Google Docs, Notion or a web page. No rewriting; Ovenbird reads the live version and shows which one it followed.
- 2
People ask on the work in front of them
In Slack, on the web or from the record: the one next step, the fact it depends on asked first, the paragraph quoted.
- 3
Corrections and training come from the same page
Every "this is wrong" becomes a proposed edit. Every procedure becomes a short course with refreshers and records.
Gemacht für
- FinanzleitungAusgaben innerhalb der Richtlinie, weniger Audit-Feststellungen.
- Betriebs- und WerksleitungDer richtige Genehmiger auf Anhieb, mit den Nachweisen.
- EinkaufLieferantenschritte in derselben Anfrage enthalten.
Was ein Pilot misst
- Auf Anhieb genehmigte AnfragenAnteil der Anfragen, die mit vollständigen Nachweisen an den richtigen Genehmiger geleitet wurden.
- RichtlinienverstößeBei der Prüfung festgestellte Einkäufe außerhalb von Schwellenwerten oder Lieferantenregeln.
- DurchlaufzeitTage von der Anfrage bis zur Bestellung.
Vor dem Pilotprojekt vereinbart. Nach 90 Tagen berichtet, vorher und nachher.
Fragen, die Käufer stellen
Genehmigt Ovenbird die Bestellung oder löst es sie aus?
Nein. Es sagt Antragsteller und Genehmiger, was die Richtlinie als Nächstes verlangt. Genehmigungen und Bestellungen bleiben in Ihrem Finanzsystem.
Kann es Notfallzweige abbilden?
Wenn die Richtlinie sie vorsieht, ja. Es fragt, ob die Ausnahme zutrifft, und folgt diesem Zweig, mit Verweis auf den Absatz.
Sehen Sie es an einem Ihrer eigenen Dokumente
Fügen Sie den Link zu einem Verfahren ein. Der nächste Schritt und der Kurs sind in derselben Minute da.