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Aprobaciones de compra que siguen la política, sea cual sea el importe
Las políticas de gasto son precisas sobre el papel y vagas en la práctica. Ovenbird aplica los umbrales, las categorías y las reglas de proveedores a la solicitud que la persona tiene delante.
Lee los documentos que ya tienes. No escribe a ningún cliente. Una tarde para configurarlo.
¿Te suena?
- Las solicitudes van al aprobador equivocadoSe enrutan por costumbre y rebotan.
- Las pruebas se reclaman tras la aprobaciónPresupuestos e informes adjuntados tarde.
- Las excepciones se convierten en la normaRamas de emergencia usadas sin cumplir las condiciones.
Dónde se aplica
- FabricaciónRepuestos, contratos de mantenimiento, solicitudes de inversión: umbrales, ramas de emergencia, reglas de proveedores aprobados.
- HosteleríaPedidos de alimentos y bebidas, contrataciones para eventos, reparaciones de instalaciones: niveles de stock estándar, proveedores aprobados, quién firma por encima del límite.
- TecnologíaSuscripciones de software y gasto en la nube: revisión de seguridad, condiciones de tratamiento de datos, el responsable del presupuesto por categoría.
- Servicios profesionalesSubcontratistas y gastos facturables a clientes: primero la aprobación del cliente, después la interna.
- EducaciónEquipamiento y servicios sujetos a las normas de contratación pública: umbrales de licitación y documentación.
Qué cambia
- El aprobador correcto, a la primeraSegún importe, categoría y urgencia, a partir de la política, preguntando el dato decisivo antes de enrutar.
- Pruebas adjuntas antes de la aprobaciónPresupuestos, informes de averías, revisiones de seguridad: exigidos en el paso que fija la política, no reclamados después.
- Pasos de proveedor incluidosAlta de nuevos proveedores, comprobaciones de la lista aprobada y condiciones del contrato dentro de la misma solicitud.
- Los solicitantes aprenden la política usándolaMenos solicitudes rechazadas; nuevos responsables formados en la política con escenarios.
- Las excepciones a la política se convierten en políticaLas excepciones recurrentes se muestran como ediciones propuestas, junto con las solicitudes que las motivaron.
Cómo funciona
- 1
Point it at the documents you have
Confluence, Google Docs, Notion or a web page. No rewriting; Ovenbird reads the live version and shows which one it followed.
- 2
People ask on the work in front of them
In Slack, on the web or from the record: the one next step, the fact it depends on asked first, the paragraph quoted.
- 3
Corrections and training come from the same page
Every "this is wrong" becomes a proposed edit. Every procedure becomes a short course with refreshers and records.
Pensado para
- Director financieroGasto dentro de la política, hallazgos de auditoría a la baja.
- Responsables de operaciones y de plantaEl aprobador correcto a la primera, con las pruebas.
- ComprasPasos de proveedor incluidos en la misma solicitud.
Qué mide un piloto
- Solicitudes aprobadas a la primeraProporción de solicitudes enrutadas al aprobador correcto con las pruebas completas.
- Incumplimientos de la políticaCompras fuera del umbral o de las reglas de proveedores detectadas en auditoría.
- Tiempo de cicloDías desde la solicitud hasta el pedido de compra.
Acordado antes del piloto. Informado a los 90 días, antes y después.
Preguntas de los compradores
¿Ovenbird aprueba o emite el pedido de compra?
No. Indica a quien solicita y a quien aprueba qué exige la política a continuación. Las aprobaciones y los pedidos permanecen en tu sistema financiero.
¿Puede gestionar ramas de emergencia?
Si la política las recoge, sí. Pregunta si se aplica la excepción y sigue esa rama, citando el párrafo.
Velo con uno de tus propios documentos
Pega el enlace a un procedimiento. El siguiente paso y el curso están listos en el mismo minuto.