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Devoluciones, reembolsos y reclamaciones decididos según la política
Cada devolución o reclamación es un pequeño árbol de decisión: si procede o no, qué pruebas hacen falta, quién aprueba. Ovenbird recorre el árbol que define tu política, caso por caso.
Lee los documentos que ya tienes. No escribe a ningún cliente. Una tarde para configurarlo.
¿Te suena?
- Decisiones que varían según quien gestionaElegibilidad juzgada de memoria, no según la norma.
- Pruebas solicitadas demasiado tardeFotos y escaneos reclamados después de la aprobación.
- Reclamaciones de recuperación olvidadasLas reclamaciones a transportistas y proveedores pierden sus plazos.
Dónde se aplica
- Retail y comercio electrónicoDevoluciones y reembolsos: plazos, condiciones del producto, controles antifraude, cuándo un reembolso necesita una segunda aprobación.
- LogísticaReclamaciones por daños y pérdidas a transportistas: pruebas necesarias, plazos de presentación, el abono al cliente mientras tanto.
- Servicios financierosContracargos y excepciones de pago: paquetes de pruebas, plazos de respuesta, límites de cancelación contable.
- FabricaciónReclamaciones de garantía y mercancía devuelta: pasos de inspección, registros de no conformidad, recuperación frente al proveedor.
- Servicios profesionalesReclamaciones de gastos y honorarios: límites de la política, justificantes necesarios, aprobador según el importe.
Qué cambia
- Elegibilidad según la normaPlazo, estado, categoría e importe comprobados con la política, preguntando el dato que falta en lugar de suponerlo.
- Pruebas antes de la aprobaciónFotos, escaneos, recibos: lo que la política exige en este paso, solicitado en este paso.
- Aprobador según el importeQuién debe dar el visto bueno a este valor, según el documento, como siguiente paso.
- Recuperación con transportistas y proveedores sin olvidosLa reclamación al transportista o al proveedor, abierta como parte del mismo proceso y con su propio plazo.
- Desviaciones de la política a la vistaLas excepciones que los gestores hacen de forma repetida se convierten en propuestas de cambio de la política, con los casos que las respaldan.
Cómo funciona
- 1
Point it at the documents you have
Confluence, Google Docs, Notion or a web page. No rewriting; Ovenbird reads the live version and shows which one it followed.
- 2
People ask on the work in front of them
In Slack, on the web or from the record: the one next step, the fact it depends on asked first, the paragraph quoted.
- 3
Corrections and training come from the same page
Every "this is wrong" becomes a proposed edit. Every procedure becomes a short course with refreshers and records.
Pensado para
- Responsable de Atención al ClienteDecisiones dentro de la política, con menos tiempo de gestión.
- FinanzasReembolsos y reclamaciones dentro de los límites de autoridad, con pruebas.
- Responsables de reclamacionesRecuperación presentada a tiempo y con las pruebas.
Qué mide un piloto
- Decisiones dentro de la políticaPorcentaje de reembolsos y reclamaciones que coinciden con la norma escrita en elegibilidad y aprobación.
- Reclamaciones de recuperación presentadas a tiempoReclamaciones a transportistas y proveedores abiertas dentro de sus plazos.
- Tiempo de gestiónMinutos por caso, desde el primer contacto hasta la decisión.
Acordado antes del piloto. Informado a los 90 días, antes y después.
Preguntas de los compradores
¿Ovenbird emite el reembolso?
No. Indica a quien gestiona el caso si la política lo permite, qué pruebas hacen falta y quién aprueba. La transacción se queda en tu sistema.
¿Qué pasa con las comprobaciones de fraude?
Si la política las define (devoluciones repetidas, umbrales de valor, direcciones que no coinciden), aparecen como pasos y preguntas antes de la aprobación.
Velo con uno de tus propios documentos
Pega el enlace a un procedimiento. El siguiente paso y el curso están listos en el mismo minuto.